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第7章 Outlook Web Access的应用
Outlook Web Access（OWA）提供了使用Web浏览器对电子邮件、个人日历、团队计划、联系人和协作应用程序进行访问的功能。Outlook Web Access是一个跨平台解决方案，用户可从自己的计算机或从其他功能有限的工作站上对其进行访问。
Exchange 2000 Server中的Outlook Web Access提供的用户界面与Outlook 2002一致。Outlook 2002将Microsoft Office应用程序和电子邮件、个人组织及工作组软件集成起来。它为协作应用程序提供支持，这样就可以开发和部署基于Microsoft Office的工作组应用程序。Exchange 2000 Server也支持Outlook 97和Outlook 98，但是Outlook 2002提供的功能更广泛。
7.1 Outlook Web Access的基本应用
为了让用户能够很快的尝到信息管理系统的甜头，并引发大家使用此系统的兴趣，我们将进行实例讲解，让你不须经过特别的训练，就可顺利应用信息管理与Exchange Server的强大功能。
一般用户的电脑配置为Windows 98、Windows ME或Windows 2000 Professional，并且浏览器为IE5.0以上。
7.1.1 使用OWA浏览相关资料
要进入OWA的方法分成二部分来说明：一、在公司内部网络中使用；二、在公司以外任何地方使用。但无论你在任何地方，如要使用OWA，则必需要有浏览器。
1．公司内部网络
(1) 以授权的用户名称与密码，开启电脑并登录网络中。
(2) 取得公司内部网络的伺服器（主机）电脑名称（如我们在此命名：“gfc1”）与网络名称。
(3) 若你是使用Windows 2000 Professional的操作系统，开启浏览器后可在网址列表中输入http://Servername/Exchange/，登录成功后，进入OWA视窗，如图7-1所示。
图7-1
2．进入个人信箱
(1) 在网址中输入http://servername(或者IP地址)/exchange/userid，出现“输入网络密码”对话框，如图7-2所示，在此输入用户名称及密码，单击“确定”即可。
图7-2
(2) 进入个人信箱窗口，如图7-3所示。
图7-3
说明：每次启用OWA时用户都要在网址中输入地址（通过Web浏览器，如：http://Servername/exchange/userid。在Exchange中用户可使用URL地址访问所有的OWA项目，如：http://Servername/exchange/userid/calender。通过Internet访问邮箱，如http://Server. domain.com/exchange/。访问公用文件夹，如：http://Servername/public/ foldername/（以上都是指在单服务器环境下）。
(3) 也可查看它的日历(看看有什么任务)，单击“日历”图标即可，如图7-4所示。
图7-4
3．在公司以外的任何地方
(1) 取得公司网站名称，或主机IP地址。
(2) 开启浏览器，在网址列表框中输入“http://网站名称/exchange”或者“http://IP地址/exchange/”，以便开启个人快捷方式。
(3) 如果要开启信息管理的公用文件夹，则请输入“http://网站名称/Public”或“http://IP位址/Public”。
(4) 出现登录画面，请输入所要求的资料。
(5) 登录成功，进入OWA视窗。
7.1.2 应用OWA收发邮件
安装了Exchange 2000 Server，日后不论在哪里，只要电脑连上Internet，通过OWA都可以随时管理你的文件，包括收发E-mail。
1．收发邮件
如果你想要发送一封邮件给其他用户，那么请单击“新建”按钮，然后在“收件人”、“抄送”等文本框中依次输入相关姓名及内容，确认无误后单击“发送”按钮，即可发送出去了，如图7-5所示。
图7-5
注意：值得一提的是在这里单击“收件人”或“抄送”等按钮时，与Outlook中的界面不一样。
在下面任何一个文本框中输入相关资料或姓名中前几个字母或部分名称，再单击“查找”按钮，即可查找到，如图7-6所示。
图7-6
当用户yangying登录此网络时，并开启IE浏览器，在网址栏中输入其他“http://Servername/exchange/yangying”或者是http://IP地址/exchange/yangying，就可浏览到自己的收件箱啦！
7.1.3 其他安装选项
除了一般的邮件及公用文件夹之外，OWA另外还有一些选项设定。参考图7-7，这是单击OWA中的“选项”快捷方式所出现的画面。其中的邮件管理器中的文件，是OWA直接到Server上抓来的，不是在此新增的输入项目。
图7-7
在图7-7中的电子邮件选项中，如果要使用语音邮件，可单击其中的“重新安装”（把滚动条拖到上面即可找到重新安装按钮）按钮，安装新的Exchange Multimedia control。
在图7-7的最下方你看到的“更改密码”按钮，这是用来更改你在Windows 2000上的Exchange账号密码。由于Windows 2000的密码是一项非常重要的机密文件，不能在毫无保护之下在网络上传输。所以更改密码的功能必需使用安全通道（SSL）连线时才有作用，如果你的网站不能用SSL连线，就不能用OWA在线上更改密码。
由于使用OWA存取的通常是公司内部资料，因此Microsoft建议最好在连线时使用SSL连线（也就是用“https://”，而不是“http://”），以增加文件流通时的安全性。
7.2 如何应用公用文件夹
在OWA的左侧单击“文件夹”，再展开“公用文件夹”，选中“公司表单”，如图7-8所示。
图7-8
在图7-8中双击“文档6.doc”，打开此文件进行编辑。出现文件下载对话框，如图7-9所示，选择“在文件当前位置打开”方式，然后单击“确定”按钮。
图7-9
此时我们就可浏览到这篇文件啦！如图7-10所示。
图7-10
我们可在此直接进行编辑，编辑好后单击“文件”菜单下“另存为”。然后在“文件名”中输入文件名称，再单击“保存”按钮，如图7-11所示。
图7-11
返回到OWA对“公司表单”进行刷新，便可看到刚存的文件，如图7-12所示。
图7-12
7.3 与SSL安全通道的应用
在使用浏览器存取Server的资料时，一定要考虑到安全因素。如果是大型的企业，可将其中一部Exchange Server当做接受浏览器要求的前端服务器，中间加防火墙，将文件库与后端的其他服务器保护在防火墙内。有些甚至还可在前端的Exchange 外，再加一层防火墙，有双重防护措施。如果是比较小型的企业，只有一部Exchange Server时也不一定要任由黑客摆布，仍可使用SSL连线做基本的防卫。SSL连线是通过TCP端口443的一种安全通道，为目前网络上最常使用的安全连线方式。所有在SSL连线上所传输的资料都经过加密处理，所以即使封包被截取，将其打开也要费很大的精力。
要在IIS中使用SSL连线，必须完成下列几项设定：
1．建立一个证书要求。
2．在网域内要有一个CA（证书授权单位）。
3．使用证书要求向CA要求一个证书的回应文件。
4．使用证书的回应文件安装证书。
5．设定让IIS使用SSL安全通道。
以下我们将分别说明他们的操作步骤：
7.3.1 建立证书要求
本节以默认的Web站点为例，说明如何建立证书要求，这是要让该站点使用SSL连线的第一个步骤。
(1) 单击“开始”→“程序”→“管理工具”→“Internet服务管理器”，开启“Internet信息服务”窗口，如图7-13所示。然后打开服务器，单击“默认Web站点”，按右键→“属性”。
图7-13
(2) 在出现的“默认Web站点属性”对话框中，单击“目录安全性”标签，然后再单击“服务器证书”按钮，如图7-14所示。
图7-14
(3) 出现欢迎使用Web服务器证书向导画面，如图7-15所示，此向导会自动检测到目前为止Server未安装凭证且没有任何挂起的请求，请单击“下一步”按钮。
图7-15
(4) 在图7-16中按默认选项，单击“下一步”按钮。
图7-16
(5) 在图7-17中按默认选项，单击“下一步”按钮。
图7-17
(6) 在图7-18中我们可以按默认选项，你也可对它进行设置。单击“下一步”按钮。
图7-18
(7) 请输入公司名称及单位，然后单击“下一步”按钮，如图7-19所示。
图7-19
(8) 在“公用名称”下的文本框中输入有效的DNS名称（www.zhangp.com）或是Server服务器名称，这是用来存取Web站点时所用的名称。然后单击“下一步”按钮，如图7-20所示。
图7-20
(9) 在图7-21所示对话框中选择所在的国家及输入所在的省市，然后单击“下一步”按钮。
图7-21
(10) 图7-22中默认的名称为“certrep.txt”，你也可输入证书的文件路径及名称，也可单击“浏览”按钮选择所需的路径及名称，然后单击“下一步”按钮。
图7-22
(11) 图7-23中出现要求建立的文件摘要，如你确认无误后请单击“下一步”按钮。
图7-23
(12) 在图7-24中单击“完成”按钮即可。
图7-24
以上步骤已经成功建立了证书要求且储存到文件“f:certreq.txt”，但还没有办法生成证书。在图7-24中说明要将这个文件发送到你的证书授权单位（我们在此简称为CA），以取得你的新证书的回应文件。那么你的CA又在哪里呢？接下来我们就讲此操作步骤。
7.3.2 安装证书授权单位
在Internet上有专门做证书授权服务的公司，只要你每年付它一定的金额，它就会给你一组证书。如果是在企业内部网络，则Windows 2000本身就有提供证书服务，你可依下列步骤将它安装起来，当做企业的内部CA。
(1) 开启Windows 2000 Server控制面板的“添加/删除”程序，然后在添加/删除程序窗口中单击“添加/删除Windows组件”。出现图7-25所示画面。
图7-25
(2) 在图7-25中拖动滚动条找到“证书服务”，并勾选它，同时它会提示你如图7-26所示信息，你单击“是”按钮即可。它会自动返回到图7-25中，此时证书服务已经勾选啦！
图7-26
(3) 在图7-25中单击“下一步”，出现“Windows组件向导”对话框，如图7-27所示，我们按默认选项单击“下一步”。你也可根据需要进行类型选择。
图7-27
(4) 在CA标识信息对话框中输入相关信息，并可设定它的有效期限，如图7-28所示。输入完后，单击“下一步”按钮。
图7-28
(5) 在“数据储存位置”对话框中指定储存配置数据，数据库和日志的位置。然后单击“下一步”按钮，如图7-29所示。
图7-29
(6) 此时它会提示“继续之前必须停止这个服务”的信息，我们单击“确定”按钮。
(7) 此时它会提示你将Windows 2000 Server光盘插入光驱。然后单击“OK”按钮，如图7-30所示。
图7-30
(8) 安装程序便会开始根据你的请求进行配置更改，如图7-31所示。
图7-31
(9) 在图7-32中单击“完成”按钮，完成证书服务的安装。
图7-32
7.3.3 向CA索取回应档案
Web站点在安装证书时需要一个从CA传回来的回应文件。这个文件可以用下列步骤生成：
(1) 开启Internet资源管理器，展开资源管理器下的默认的Web站点，就会发现已经新增了一个“CerSrv”虚拟目录，如图7-33所示。我们单击此目录，然后再单击右键→“浏览”。
图7-33
(2) 它便开启Microsoft 证书服务网页，如图7-34所示，让你选择所需的任务。在此我们单击“申请证书”单选框，然后再单击“下一步”。
图7-34
(3) 在“申请类型”网页中单击“高级申请”单选框，然后单击“下一步”，如图7-35所示。
图7-35
(4) 出现高级证书申请的网页，由于我们在7.3.1节所生成的文件是属于PKCS＃10文件，因此在此选择第二项，如图7-36所示，然后单击“下一步”。
图7-36
(5) 出现图7-37所示网页，在其中单击“浏览”链接，把7.3.1节所生成的文件“Certreq.txt”的内容复制并粘贴到图7-37中的文本框中。
图7-37
(6) 出现图7-38所示的错误信息，请再单击“确定”按钮。只有受信任的网站才能打开并使用硬盘中的文件。
图7-38
(7) 因此我们只好单击浏览器的“工具”→“Internet”选项，再单击“安全性”标签，然后在此标签中单击“可信站点”选项，再单击“网站”按钮，出现“可信站点”对话框，如图7-39所示，在“将此Web网站加到该区域”中输入你的Web站点名称（gfc1），然后单击“添加”按钮，最后单击“确定”按钮。
(8) 设定完后，再重新单击图7-37中的“浏览”，会出现图7-40所示信息，请单击“是”按钮。
图7-39
图7-40
(9) 此时图7-36已经发生了变化，如图7-41所示。你可单击“浏览”按钮，到你的硬盘中去找在7.3.1节中生成的文件。
图7-41
(10) 单击“读取”按钮，则文件中的内容就会被复制到编辑区中，如图7-42所示。然后单击“提交”按钮。
图7-42
(11) 接下来会出现图7-43所示，你单击“下载CA证书”，也就是所谓的回应文件。
图7-43
(12) 在图7-44中我们按默认选项，单击“确定”按钮。
图7-44
(13) 在“另存为”中选择要保存证书的位置，它默认的名称为“certnew”，然后单击“保存”按钮，如图7-45所示。
图7-45
(14) 便开始下载该文件，如图7-46所示，在图7-46你可开启该文件，在此直接按“关闭”按钮即可。
图7-46
这样已经取得了CA的回应文件，我们便开始安装证书啦！
7.3.4 安装证书
安装证书要在Internet服务管理器中执行，其所用到的向导与在7.3.1节所用的相同；但因已执行了7.3.1及7.3.3的操作，使用服务器的状态不同，而出现不同的画面，请参考以下步骤：
(1) 在默认的Web站点的“属性”对话框中单击“目录安全性”标签，再单击“服务器证书”按钮，向导会检测到证书的存在，所以准备处理回应文件或删除证书要求，如图7-47所示，请单击“下一步”。
图7-47
(2) 在图7-48中选择“处理挂起的请求并安装证书”复选框，单击“下一步”按钮。
图7-48
(3) 在图7-49中单击“浏览”按钮，选中我们在7.3.3节中的所生成的回应文件的路径及文件名，然后单击“下一步”按钮。
图7-49
(4) 出现摘要信息，如图7-50所示，确认无误后，请单击“下一步”按钮。
图7-50
(5) 出现图7-51所示界面单击“完成”按钮，即已完成对证书的安装。
图7-51
完成证书安装之后，在安全通讯中的“查看证书”及“编辑”按钮都已变成活动状态，如图7-52所示，这代表这个站点已经可以使用SSL连线了。
图7-52
7.3.5 在OWA上修改密码
在7.1.3节中提到，在OWA的“选项”快捷方式中有一个更改密码的功能，这个功能要使用SSL连线才能起作用。我们在前几节已成功地让默认的Web站点可以使用SSL连线，接下来我们就要来启用更改密码的功能。
在安装Exchange 2000时，系统会在“Winntsystem32Inetsrv”路径下新增一个“Iisadmpwd”文件夹，如图7-53所示，其中包括9个“*.htr”的文件。
图7-53
Exchange 2000的OWA在更改密码时要用这些htr文件。不过这个文件夹并没有自动产生在IIS的虚拟目录中，你必须自己新增一个虚拟目录指向“Iisadmpwd”，才能启用更改密码的功能。接下来我们就以实际步骤来说明如何使用更改密码的功能。
1．新增一个虚拟目录
(1) 在Internet服务管理器中选取“默认的Web站点”，然后按右键，单击“添加”→“虚拟目录”。
(2) 单击“下一步”按钮之后，出现欢迎界面，如图7-54所示。
图7-54
(3) 在“别名”输入框中输入一个名称（如：Iisadmpwd），然后再按“下一步”按钮，如图7-55所示。
图7-55
(4) 出现Web站点内容目录，在此对话框中单击“浏览”按钮。在出现的“浏览文件夹”对话框中选择所在的位置，如图7-56所示。
图7-56
(5) 单击“确定”按钮，便会在图7-57中出现“Iisadmpwd”文件夹的路径，然后单击“下一步”按钮。
图7-57
(6) 在图7-58中勾选前三项，其他几项也可按需要勾选，单击“下一步”。
图7-58
(7) 在图7-59中单击“完成”按钮，完成虚拟目录的添加工作。
图7-59
2．如何修改密码
(1) 在Client 端启动OWA，然后选取“选项”快捷方式，如图7-60所示。注：在图7-60的左下角出现此画面的网址为“http://gfc1/exchange/yangying?Cmd=options”，代表目前使用者为“yangying”，查看的是Option画面。
图7-60
(2) 单击“更改密码”按钮，此时程序自动将“http”转成“https”，出现一个“安全性警告”画面，单击“是”按钮。接着会出现一个用户端认证画面，你单击“确定”按钮即可。
(3) 如果你尚未输入使用者名称及密码，会先要求你输入名称及密码，在验证合格之后，出现一个IIS验证管理员的画面，你可在此更改密码，如图7-61所示。
图7-61
(4) 在图7-61中单击“OK”按钮，如果成功的话，它会出现“成功更改密码”对话框。
总结前面的几个阶段工作，要成功的在OWA中使用更改密码的功能，首先要让Web站点可以使用SSL安全通道，然后还要在IIS中新增“Iisadmpwd”这个虚拟目录。完成这两项工作之后，Client端的用户就可在浏览器中更改密码了。
7.3.6 强迫使用SSL安全通道
对于机密等级比较高的Web站点，你可以设定必须使用SSL安全通道才能存取，其方法如下：
(1) 参考图7-62，单击“安全通信”中的“编辑”按钮。在出现的“安全通信”对话框中勾选“申请安全通道（SSL）”复选框。
图7-62
(2) 单击“确定”按钮。设定完成后，Client端的用户在使用“http://...”此类站点时，会出现图7-63所示画面，你要用“https://...”再试一次。
图7-63
(3) 当你重新用“https://...”输入网址之后，即可看到正确的结果如图7-64所示。
图7-64
如果你觉得要用户每次都输入“https”，比较麻烦，你也可以参考TechNet中的资料，写一个ASP的程序，将使用者的“http”，重新转换成“https”，有兴趣的读者可用TechNet查看How to Force SSL Encryption for an OWA 2000 Client [Q279681]这篇文章，其中有范例程序可以使用。
第8章 工作流程的架设与管理
Outlook 2002与Exchange 2000 Server整合后，可以在Outlook 2002中使用自定义的文档及表单在公用文件夹中编辑。如果再配合Workflow Designer for Exchange 及Active Directory的组织功能，就可以进行企业内部的流程管理。
Microsoft Workflow Designer能够处理商业的规则程序，并将这些程序应用在Microsoft Exchange 2000 Server公用文件夹上。Exchange 2000提供的Exchange Workflow Designer能够快速的协助企业建立相关的工作流程，并且将这些流程规则应用于各类的作业程序。目前全世界的商业机制处于高度信息化的结构，企业对于流程控制管理通常有着相当大的需求，因为一个完善的流程规划能够协助企业的效能，达到一个最佳的效能和效率的产出。因此建立完善的工作流程系统，是现今企业的必然要求之一。
Microsoft Workflow Designer能够对信息的追踪，提供一个完整的解决方案。如企业内部储存于公用文件夹上的文件，我们可以设计信息追踪此公用文件夹的存取状态，当用户存取文件时，它会自动发出信息，通知此公用文件夹管理者的自动化工作流程。而Microsoft Workflow Designer的用户即使不是程序开发专业人员，也能利用共享机制（如MSDN）轻松的定义相关的工作流程。
工作流程的开发人员能够自行定义Exchange Workflow Designer中的程序和触发事件的动作，并控制工作流程的步骤，让工作流程能够随企业需求，而具有弹性化的控制能力。
Exchange Workflow Designer的处理程序经过定义之后，用户可以利用表单来执行相关的使用动作。对于整个工作流程的运作，Workflow会自动载入并加以实行。Exchange Workflow Designer的用户并可以借助Exchange Workflow Designer的对话模式，来辅助整个流程的构建。
图8-1
对于Exchange Workflow Designer的开发工具与相关的技术，Microsoft 为了使用户能更轻松的使用Exchange Workflow Designer，因此提供相当多的系统支持工具和开发程序给用户（例如在MSDN library上提供了很多的技术支持和技巧），让Exchange Workflow Designer用户能够有更丰富的资源来设计和开发。
但Workflow Designer for Exchange并不是Exchange 2000 Server的组件，必须另外安装。
8.1 Workflow Designer的安装与设定
8.1.1 Workflow Designer的安装
(1) 在光盘中找到“exchwfd.exe”，并双击“exchwfd”图标。
(2) 出现欢迎画面，如图8-2所示，选择单击“Next”按钮，开始安装。
图8-2
(3) 在图8-3中选择“I Agree”单选框，然后单击“Next”钮。
图8-3
(4) 在图8-4中你可单击“Browse”按钮，选择安装的路径，然后单击“Next”按钮。
图8-4
(5) 在图8-5中单击“Next”按钮，开始运行安装程序。
图8-5
(6) 在图8-6中单击“Close”按钮，完成安装。
图8-6
8.1.2 设定Workflow组件
安装好Workflow Designer后，你可单击“开始”→“程序”→“Workflow Designer for Exchange”→单击“Exchange Workflow Designer”。出现“Open Folder”对话框，在server栏中输入服务器名称“gfc1”，在“Folder”的文本框中输入“Public”，然后再单击 按钮，如图8-7所示。
图8-7
你也可选择所需公司表单文件夹，再单击“OK”按钮。在这里我们只选择“Public/Workflow”，如图8-8所示。
图8-8
当我们选好公用文件夹后，再点“OK”按钮时，它会出现图8-9所示的错误信息。这是因为我们没有给它设定适当的权限。
图8-9
1．现在介绍一下如何设定权限
(1) 在服务器上单击“开始”→“程序”→“管理工具”→单击“组件服务”。在出现的“组件服务”窗口中展开“组件服务”→展开“计算机”→“我的电脑”→“COM+应用程序”→“Workflow Event sink”→“角色”→“用户”→单击右键选择“新建”→“用户”，如图8-10所示。
说明：在Workflow Event Sink的权限中包括“Can Register Workflow”及“Privileged Workflow Authors”二种权限。我们必须要在Can Register Workflow下的用户按右键“新建用户”才能启动Workflow Designer。Workflow Designer是一种Server端执行的程序，它执行时可以有Register Mode （是一种受限制的模式，所有的程序只能在Workflow的程序内执行）及Privileged Mode（它为一种特殊的模式，它可在Server做任何事，包括建立对象、删除文件）两种。
图8-10
(2) 在选择用户或组窗口中选择所需的“用户或组”，然后单击“确定”按钮，即可将其添加到用户列表中，如图8-11所示。
图8-11
2．指定系统账户
Workflow 在执行程序时，默认值是以目前登录的用户的身份来执行。但有时为了管理方便及程序的执行更顺利，可以指定一个系统账户，让Workflow用这个账户执行。这样不管Workflow的程序是由谁建立的，都可以用系统账户执行，你只须管理这个账户的权限即可。下面将介绍如何指定系统账户：
(1) 先在Active Directory用户及计算机中新建一个账户，并设定其密码永久有效。然后将新建的用户加到Exchange Domain Server群组之下(单击该账户右键选择“将成员加入到一个群组中”)，这个账户就会有适当的权限来执行Workflow 的程序。
(2) 在组件服务窗口中，选取“Workflow Event Sink”，单击右键选择“属性”。在“安全设置”标签中，可以选择“安全设定等级”，不过你也可以在Workflow Designer中针对个别的Workflow程序做选择。我们选择“在进程级和组件级运行访问检查”选项，如图8-12所示。
图8-12
(3) 在图8-13中单击“标识”标签，单击“此用户”单选框。然后再单击“浏览”按钮，在出现的对话框中选择所需的用户并双击。最后输入此用户的密码，单击“确定”按钮，系统账户设定成功。
图8-13
(4) 此时再单击图8-7的“OK”按钮即可进入“Workflow Designer”窗口，如图8-14所示。此时图8-9所示的错误信息也就不存在了。
图8-14
8.2 使用自定义窗体进行流程管理
在Workflow Designer for Exchange的技术书上提供一个完整的范例，可以让你使用Outlook的自定义窗体进行流程管理。在此只介绍一下如何使用Workflow Designer。
8.2.1 如何建立窗体
(1) 在Outlook 中选中刚建立的公用文件夹“Workflow”，单击“工具”菜单功能条下的“窗体”→“设计窗体”，如图8-15所示。
图8-15
(2) 在“设计窗体”的窗口列表中选中公告，然后单击“打开”按钮，如图8-16所示。
图8-16
(3) 出现“未命名-讨论（设计）”窗口，如图8-17所示，然后单击工具栏上的“ ”，显示“控件”工具箱，并可设计我们的自定义窗体。
说明：把我们的信息输入框缩小，然后从工具箱中按着鼠标拖动标签及文本框或其他的控件，将其拖到自己所需的地方。
图8-17
(4) 接下来分别对我们刚设计的控制项，进行编辑。单击工具栏上的“属性”按钮，你可在名称和标题文本框中输入我们所需的名称。也可设置它的大小、字体、前景色、背景色等等，如图8-18所示。
图8-18
(5) 设定完后单击“值”标签。你可单击“选择字段”按钮选择字段，我们在此单击“新建”按钮创建字段。在“名称”文本框中输入名称，在类型中选择一种类型。然后单击“确定”按钮，如图8-19所示。
图8-19
(6) 刚新建的字段就会出现在图8-20中，你可勾选“设置此字段的初始值”复选框，并设定其值为0。
图8-20
(7) 在自定义的窗体中我们设置一个合计栏，可自动计算就餐的金额，因此可在图8-20中的初始值下面，单击“编辑”按钮，在出现的图8-21中输入公式。你也可单击“函数”按钮及“字段”来选择我们所需的格式或函数。在公式中要输入“+”、“-”、“*”、“/”等符号。
图8-21
(8) 初步完成的窗体如图8-22所示。你也可把合计设定为“只读”，我们会看到合计文本框为灰色，表示只能读取，不能修改。
图8-22
(9) 以上我们都是在“编辑撰写页”做的。在图8-22中的工具栏中还有一个“编辑阅读页”按钮。此按钮是在看公告时所使用的窗体。默认值是撰写页与阅读页相同，只不过要使用工作流程将窗体送给其他人审查，因此在阅读页再加一个审查栏。请单击“编辑阅读页”按钮，在此进行编辑，如图8-23所示。
图8-23
(10) 对图8-23下拉列表框，进行设置如图8-24，单击“确定”按钮后，在下拉列表框中就会有“是”与“否”的选项。
图8-24
(11) 编辑完后单击“ ”发布窗体按钮，在“查找”列表框中选择“Outlook文件夹”，在“显示名称”中输入名称，单击“发布”按钮发布该窗体，如图8-25所示。
图8-25
8.2.2 如何在Outlook 中使用自定义窗体
在Outlook中选择“Workflow”公用文件夹，单击鼠标右键选择“属性”，在“投递到此文件夹”的列表框中选择刚创建的窗体名称，单击“确定”按钮，如图8-26所示。
图8-26
在Outlook的右侧面板中双击便可打开刚建的窗体，如图8-27所示。
在“主题”文本框中输入内容或其他相关内容，然后单击“投递”按钮，即可将此资料投递到公用文件夹。
图8-27
如果你想要在公用文件夹中查看这个文件，就在Outlook中双击该文件。图8-28就是在阅读页中所设计的窗体，可在“是否正确”的下拉列表中选择“是”或“否”。然后再单击“投递答复”按钮即可。
图8-28
8.3 对公用文件夹进行管理
8.3.1 对公用文件夹进行管理
(1) 选择所需公用文件夹，单击鼠标右键选择“属性”，然后单击“管理”标签，可以在“文件夹的初始查看方式”的下拉列表中选择所需的选项。在“此文件夹适用于”下单击所赋予的权限，如图8-29所示。
图8-29
(2) 在图8-29中单击“文件夹助理程序”按钮，出现“文件夹助理程序”窗口，如图8-30所示。
图8-30
(3) 在图8-30中单击“编辑规则”按钮，进入“编辑规则”窗口。选择所需的发件人及收件人，并输入相关主题和邮件正文。我们在此选择“转发”，选取收件人，再单击“确定”按钮，如图8-31所示。
图8-31
(4) 此时就在“文件夹助理程序”中多了一条规则，如图8-32所示，然后单击“确定”按钮。
图8-32
8.3.2 对窗体进行管理
(1) 选择需要设定的窗体。
图8-33
(2) 单击“窗体”按钮，出现“窗体管理程序”对话框，然后单击“设置”按钮，单击“文件夹窗体库”，选择“任务”，单击“确定”按钮，如图8-34所示。
图8-34
(3) 在设置文本框中单击“任务”，然后再单击“复制”按钮，如图8-35所示，最后单击“关闭”按钮即可。
图8-35
8.4 使用Exchange Workflow Designer
在前一节中，所有投递和答复的文件都会直接出现在公用文件夹中。如果加上流程管理的概念，投递的文件应送到审核员信箱给予审核，若批准，则送到下一个单位做进一步处理，若不同意，则退回给申请者。
Exchange Workflow Designer让企业的工作流程设计更容易使用。而Exchange Workflow Designer的设计与使用让程序开发者能够轻松的开发企业的信息流程。对于企业的管理者而言，Exchange Workflow Designer让企业的信息管理和分享机制通过Exchange 2000的平台，能更广泛的将知识和信息传播到企业的组织上。
文件的流程可以在Exchange Workflow Designer中设定，下面将介绍它的基本操作内容和机制，让读者熟悉Exchange Workflow Designer的功能。
(1) 单击“开始”→“程序”→“Workflow Designer for Exchange/Exchange Workflow Designer”。出现“Open Folder”对话框，你可输入所需连接的服务器和所要设计的文件夹，单击“OK”按钮，如图8-36所示。
图8-36
(2) 便进入Exchange Workflow Designer的起始画面，如图8-37所示，你可以在开始的画面取得刚才建立的文件夹的名称，并可以选择文件夹是否开始运作，你可以在 选项中选择 ，接下来你也可以勾选 （作为默认的工作流程处理）、 （认可需求）、 （启动文件夹的Script Debugging程序）和 等选项。
图8-37
(3) 在图8-14中你可用“File”→“New Workflow Process”命令，重新建立一个Workflow程序，在图8-38所示对话框中输入程序名称之后，单击“OK”按钮。
图8-38
(4) 接下来出现“Rename State”对话框，如图8-39所示，要你将“First State”重新命名，请你输入第一个State的名称，然后单击“OK”按钮。
图8-39
(5) 这时你真正进入了Workflow Designer的画面，如图8-40所示，在图中有“ ”按钮，表示流程的开始，“ ”按钮则表示流程的结束。我们可以将图中的“Delete”动作删除，以便重新设计。
图8-40
我们在此简单介绍Design标签设计窗口中的功能：
工作流程设计视窗：你可在Design标签中，显示出整个工作流程图，并可以新增、修改、删除和选择内部的Stage和Actions的工作流程的图示和设计内容。
OnCreate Actions功能视窗：你在此视窗中显示你的设计动作，并可以安排相关的动作顺序。
Condition Expression功能视窗：设定工作流程在条件成立或不成立时的执行状态条件。
Action Script Procedure功能视窗：显示目前的工作流程动作选项的Script 的相关程序，你可以在此输入相关的程序，你可以在输入相关的Script程序或参数值。
Stage Expires in…选项：设定Stage的动作执行时间，你可以依据需求设定天数、小时和分钟的时间设定选项。
Verify Condition按钮选项：确认条件的正确性，并显示相关信息。
Verify Action按钮选项：确认所要检视的工作流程动作的正确性，并显示相关信息。
Advanced…按钮选项：让使用者作Script程序的高级检查和处理。
(6) 接下来，我们先把Delete这个动作删除，再试着来加入一个工作流程的Stage，你可单击工具栏上的 按钮，也可在空白处单击右键选择“Insert Stage”增加一个Stage，如图8-41所示。
(7) 在图8-42中输入State的名称，如图8-42所示，然后单击“OK”按钮，就会在Design视窗中出现一个刚建的State。
图8-41 图8-42
(8) 除了加入State之外，我们还可以单击Stage，然后单击工具栏上的“ ”按钮或单击右键选择“Insert Action”选项，来添加工作流程动作，动作是用箭头线来表示的。
(9) 接下来出现图8-43所示画面，并在其中输入此工作流程动作的名称，然后选择工作流程活动的类别（主要有Create、Enter、Exit、Delete、Change、Receive、Expiry），然后将工作流程活动结合到此Stage。
图8-43
(10) 如果工作流程内容太多我们将多次重复以上的步骤。我们完成的工作流程图如图8-44所示。
图8-44
(11) 我们还可以单击右键对工作流程图进行设置，如图8-45所示。“Zoom”用来设置它的缩放比例、“Expand Diagram Pane”用来最大显示，“Arrage Diagram”用来设置流程图水平或垂直显示、“Center Diagram”用来居中显示流程图、“Print”用来打印。
图8-45
(12) 我们也可以把设计好的Stage或Action移动或删除。
(13) 单击“Shared Script”标签，此视窗是让工作流程的设计人员可以对工作流程的程序作编辑，如图8-46所示。对于Script程序的编写，你可以依据你设计的工作流程来作相关设计，通过Script程序的控制让整个企业的工作流程更符合企业自身的需求。
图8-46
(14) 我们单击General标签，在General中你可勾选“Default Workflow Process for this Folder”和“Run as Privileged?”来设定此工作流程处理程序的方式，单击“Advanced…”按钮选项，如图8-48所示。在出现的“Workflow Process Advanced Settings”设定窗口中，如图8-47所示，你可以选择审核追踪事件的记录文件，你也可勾选“External Shared Script?”复选框取得外部Script程序，而对于“External Shared Script?”选项的存取，用户需要注意所延伸的Script文件必须是 “.vbs”或 “.txt”的格式，并储存来自Exchange folder的text文件，而且不能以 “.eml”的格式存在。
图8-47
(15) 另外，Exchange Workflow Designer提供了一个非常重要的功能，就是你可将Action Table 输出成为XML的文件。由于XML文件有利于信息分享和交换，提高了整个流程设计的使用价值。
图8-48
8.5 Actions Script Procedure测试
Exchange Workflow Designer设计Workflow的方式，是利用CDO来制作Exchange Workflow Designer的程序和触发事件。因此，工作流程的开发人员能够自行定义Exchange Workflow Designer中的程序和触发事件的动作，并控制工作流程的步骤。让工作流程能够随企业需求，而具有弹性化的控制能力。
Exchange Workflow Designer让用户能够利用Script程序作工作流程的设计，因此，接下来将对Actions Script Procedure作一个简单的测试，让读者能够更了解Exchange Workflow Designer。
(1) 首先，选择“OnCreate Actions”视窗，你可以在“OnCreate Actions”视窗中，选择你设计的动作，目前请选择“Create”动作，并在“Actions Script procedure”视窗中填入我们所要执行的Script程序名称和参数。另外，在“Shared Script”标签中，也写入此程序名称。此程序范例为Microsoft Exchange 2000 Workflow Designer 说明文件程序范例中的“SendMail”程序，主要是用来送出一个邮件信息通知，如图8-49所示。
(2) 然后单击“Verify Action”按钮，确认所要测试的工作流程动作的正确性，并显示相关信息。
图8-49
(3) 单击“Verify Action”按钮之后，可以看到所要测试的工作流程动作程序为正确。然后，单击“确定”按钮即可。
(4) 在图8-50中你可单击“Shared Script”标签，来编写相关的程序或函数。值得注意的是，千万要记住保存。
说明：你可用VBScript来写程序，用CDO（Collaboration Data Object）来存取Web Storage System中的物件。你可能还要用ADSI及LDAP来查询用户的组织资料。有关程序的编写及CDO物件的使用，请自行到微软的站点（http://msbn.Microsoft.com/scripting）查阅最新信息，此站点有一些FAQ及范例程序可供下载。
图8-50
(5) 设定好所有的动作及程序之后，即可单击“General”标签，然后决定是否要以Privileged Mode的方式执行。如果在这个公用文件夹中有数个程序，也可在图8-51中指定是否将目前的程序设成预设的程序。
图8-51
(6) 单击公用文件夹名称，然后单击“Activated”按钮，启用这个工作流程。
图8-52
(7) 单击“File”→“Save all changes”，保存设定。
如果你要记录执行的状况，可勾选“Enable Success Entries for this Folder”复选框，其他的复选框可以不勾选。完成所有的设定之后，你就可以用Outlook来测试工作流程的结果。当然，要得到正确的结果，必须每一个动作的程序都正确无误，这就要看你个人写程序的能力了。
8.6 Workflow Event Sink
Exchange Workflow Designer 提供的Workflow 应用，你所执行这些工作流程的使用权限和安全性是非常重要的因素。另外在执行相关的工作流程时，所发生的各类存取事件的记录，也是系统管理人员所必须掌握的因素。因此在“COM+应用程序”的Workflow Event Sink提供相关的机制，让系统管理员更容易控管Workflow应用的系统状态。
你可单击“开始”→“程序”→“管理工具”→“组件服务”，展开“组件服务”→“计算机”→“我的电脑”→“COM+应用程序”→“Workflow Event sink”。
Workflow Event sink有“组件”和“角色”两个子目录选项如图8-53所示。“组件”选项提供相关的记录和应用。“角色”选项则能够新建用户，并提供存取Workflow和开启公用文件夹的权限。因此，在使用Exchange Workflow Designer时，你必须先规划Workflow用户的权限，让所设计的流程能够在应用时能收到相关的事件记录。
若要新建Can Register Workflow 与Privileged Workflow Authors 的用户，你可以在Can Register Workflow 和Privileged Workflow Authors下的用户目录，单击右键，单击“新建用户”即可。
图8-53
第9章 文件库的规划及管理应用
一个企业都会有很多的文件资料，因此而生成了文件库，是不是只要把文件资料放进文件库里就行了呢？随便乱放，会导致我们要花很长的时间或无法找到我们所需的资料。那又怎么办呢？以往使用电脑来管理文件时，大多利用资源管理器配合网上邻居来进行管理。在局域网中把文件夹共享就可以了，而我们出门在外时，就无法享用局域网中的资料了，那怎么办呢？
Exchange 2000 Server 的公用文件夹，提供了一种全新的管理方式。它通过Web Storage System的协助，可让应用各种客户端工具（如IE5.0、资源管理器、Outlook Web Access等）都存取相同的文件。这样大大的简化了文件管理的工作。
9.1 如何规划公司内部的文件档案
只有把各个部门的文件管理好，才能便于我们快速的查询和使用文件资料。所以必须规划好公司内部的各个部门的文件。应该怎样管理（规划）好呢？在此我们将介绍一下如何在Outlook 2002和OWA的公用文件夹中规划文件档案。
1．在公用文件夹中建立相关的部门。
2．在各个部门中建立相关的公用文件夹。
3．在公用文件夹中再建立相关的子文件夹。
4．把每个部门的用户权限管理好。
9.2 如何在Server端设定公用文件夹
Exchange 2000 Server的公用文件夹主要是用来存放各种文件。因此你必须先了解这些文件是存放在硬盘的哪个位置，以及谁可以存取公用文件夹等问题。了解了这些问题之后，你才能规划并建立各种公用文件夹，以管理企业内部的文件。
1．公用文件夹的架构
(1) Exchange 2000的Web Storage System 最上层为“Storage Group”，每一部Exchange 2000 System最多可以建立4个“Storage Group”。每一个“Storage Group”之下，可以建立最多5个“Mailbox Store”或“Public Folder Store”。当我们安装好Exchange 2000 Server后，它会自动建立一个“First Storage Group”及在它下面建立“Mailbox Store”（可以存放邮件资料）和“Public Folder Store”（可存放其他的各种文件）如图9-1所示。
图9-1
如果你是使用默认值安装Exchange 2000 Server 的，那么所有的“First Storage Group”中的“Store”都会存放在“Exchsrvr/MDBDATA”文件之下。
2．建立公用文件夹
“Public Folder Store”提供一个存放公用文件夹的位置，而“Public Folder Tree”则提供组织公用文件夹的方法。在Tree下是客户端用到的公用文件夹。
(1) 在System Manager窗口中选中“Folders”，单击右键，选“新建”→“Public Folder Tree”，在图9-2中输入目录树名（也可用你的公司名称，比如企业的总部、分部等），不过最好用字母形式。刚建的“Public Folder Tree”只能允许装有non-MAPI（简单的说，资源管理器、Outlook Web Access、Word2000或2002为Non-MAPI）的客户端存取文件。只有默认的Public Folder Tree的Type为MAPA Clients（简单的说，Outlook2000或2002就是一种）。
注意：但是用Outlook 看不到新建的“Public Folder Tree”，使用自定义的“Public Folder Tree”可以对公用文件夹有更强的控制权。
图9-2
(2) 在新建“Public Folder Tree”之后，我们就可以新建“Public Store”了，在图9-2中单击“First Storage Group”的右键，单击“新建”→“Public Store”。
(3) 在对话框中输入Store名称，然后单击“Browse…”按钮，准备将“Public Store”与刚建的“Public Folder Tree”链接。除这种链接外，也可单击所需链接的“Public Store”或“Public Folder Tree”的右键，然后选择“Connect to…”来链接。
图9-3
(4) 在图9-4中选择刚建的第一个树，单击“OK”按钮，再返回图9-3面板，单击“确定”按钮即可。
图9-4
(5) 接下来会出现图9-5所示对话框，它是问你要不要Mount Store，如果选择“是”则在硬盘中产生“.edb”及“.stm”文件。我们在此单击“是”即可。
(6) 开始复制文件，复制完成后，它会提示你已经创建成功，如图9-6所示。单击“确定”按钮即可。
图9-5 图9-6
3．新建公用文件夹
(1) 在“Folders”之下选取一个“Public Folder Tree”，然后单击右键，选择“新建”→“Public Folder”。
(2) 出现的对话框Name中输入一个部门的名称（如推广部）。然后单击“确定”按钮即可新建一个公用文件夹。
9.3 设定各个部门的用户权限
9.3.1 储存容量限制
我们再对“推广部”进行权限设定。在此先设定它的储存容量，所以先单击“Limits”标签，对它的储存容量进行限制，如图9-7所示，关于这些，与我们在“Mailbox Store”中的介绍类似，这里就不再重复。
图9-7
9.3.2 部门的权限设定
1．谁有权建立公用文件夹
我们应指定一些人来建立公用文件夹，先从“Public Folder Tree”中来指定一些可以新建公用文件夹的候选人，然后再到个别的公用文件夹做进一步的权限设定。
步骤如下：
(1) 选择要设定的“Public Folder Tree”(如“Public Folders”)，然后单击右键，单击“属性”。在此我们可看到他的Folder Tree Type为“MAPI Clients”，如图9-8所示。然后再单击“Security”标签。
图9-8
(2) 在默认时每个人都可有“Create Public Folder”及“Create Top Level Public Folder”两项权限，因此我们需要对此作修改才行。只有选定的人，才有这两个权限。选择“Everyone”然后勾选“权限”列表框中的“Create Public Folder”及“Create Top Level Public Folder”后面的“拒绝”复选框，如图9-9所示。
图9-9
(3) 单击“高级”按扭，指定一些特定人选。在图9-10所示对话框中，单击“添加”按钮，然后在“选择用户、计算机或组”对话框中选择一用户，再单击“确定”按钮。
图9-10
(4) 在权限列表框中选择赋予它的权限，然后再单击“确定”按钮，如图9-11所示。
图9-11
2．Non-MAPI Client的权限设定
在此我们只介绍一下我们刚建的“Public Folder Tree”之下的公用文件夹设定权限。
(1) 单击“推广部”按右键，然后单击“属性”，在出现的对话框中单击“permissions”标签，然后单击“Clent permissions”按钮，如图9-12所示。
图9-12
(2) 你可用允许或拒绝每个人的权限。也可单击“添加”按钮，来添加这个部门的用户。你也可单击“高级”按钮来对它的权限进行限制。在此也不再重复。
图9-13
注意：我们新建的Public Folder Tree在Outlook中是看不到的。只能看到默认的Public Folder Tree之下的所有公用文件夹，也可以用Outlook 2002、Outlook Web Access，资源管理器或Office软件作为客户端。
9.4 Office类的客户端的文件存取及应用
不管是文件还是表单，只要你想公布给其他用户使用或阅览，你都可以将其存放到公用文件夹中的某个固定的位置，再在Outlook中设定文件夹的存取权限。在此以简式订单为例讲解一下如何把它存放到公用文件夹中，如何开启它。
9.4.1 存取Office 之类的客户端的文件
1．存取Word 文件
(1) 我们目前编辑好的Word文件，在Word 中单击“文件”菜单下的“另存为”命令，将文件存为模板文件（以便于我们多次应用本机的原始文件），如图9-14所示。
图9-14
(2) 再把此模板发送到Exchange文件夹，我们也可直接把编辑好的文件发送出去，如图9-15所示。
图9-15
(3) 若Outlook还未开启的话，它会出现一个对话框，要你选择适当的配置文件如图9-16所示。选择好后单击“确定”按钮。
图9-16
(4) 出现发送到“Exchange文件夹”对话框如图9-17所示，展开“公用文件夹”，然后再展开“所有的公用文件夹”，选择你要存放资料的文件夹，单击“确定”按钮，完成传送文件夹的操作。
图9-17
2．存取Excel文件
与第一种存取Word文件方式相同，在此就不再多说。现在介绍用另一种方式来存取Office 类的文件。
打开“网上邻居”，双击“添加网上邻居”，出现“添加网上邻居向导”画面，如图9-18所示，在位置中输入公用文件夹的地址，单击“下一步”。
图9-18
说明：用户的链接路径与此相同。
(1) 在图9-19中单击“完成”按钮。
图9-19
(2) 此时再打开“网上邻居”时，就出现了一个“公司表单on gfc1”文件夹，再双击它即可看到我们刚存的Word 文件了，如图9-20所示。
图9-20
(3) 此时我们就可打开Excel来编辑和存取文件了。单击文件菜单下的“另存为”，把编辑好的Excel文件另存，在保存位置下拉列表中选择所存放的位置（如：公司表单 on gfc1）。在文件名列表框中输入文件的名称。然后单击“保存”按钮即可，如图9-21所示。
(4) 打开公司表单on gfc1文件夹，便可看到刚发送的文件，如图9-22所示。
(5) 同样的开启Outlook也可看到刚发送的文件，如图9-23所示。
图9-21
图9-22
图9-23
3．资源管理器中文件存放到公用文件夹
打开资源管理器，找到要发送的文件，然后把他们拖放到“公司表单on gfc1”中或Outlook的公用文件夹中即可，如图9-24所示。
图9-24
9.4.2 一般的用户如何使用表单
现在我以开发部的成员身份登录到此网络，并进入到Outlook，在Outlook 的公用文件夹中便可看到公司表单公用文件夹，其中已包含有上面几个文件，如图9-25所示。
图9-25
在“记录表.xls”上双击，便会出现图9-26所示对话框。我们在此选择“打开”，再单击“确定”。
图9-26
即可开启Excel，如图9-27，然后便可对它进行编辑，也可存档（如果有此权限）。
图9-27
第10章 团队作业Outlook Team Folders的应用
随着时代的快速发展，如何有效的掌握知识、分享知识进而善用这些知识，将成为我们成功必备事项。对于一个专案工作者而言，工作进度的追踪与控制、每个参与人员的意见与工作讨论事项，甚至专案进行中相关的参考文件与行程表，这都是专案人员必须了解的。
Microsoft Outlook Team Folders提供可让Outlook用户利用Outlook和公用文件夹，让我们拥有建立自身共同作业应用程序的能力。有了Team Folder这项工具，使我们可以快速建立起团队任务、共同分享的讨论园地或是文件资料库，这些功能无不帮助我们快速而完整的将信息传承下来，最重要的是使我们可专注于建立及管理解决方案的基础结构，而不是建立解决方案本身。
下面我们将介绍如何安装Outlook Team Folders及实际工作中的应用与管理。
10.1 安装Outlook Team Folders
10.1.1 安装组件
(1) 在光盘中找到“Oltfkit”，并双击“Oltfkit”，出现一个对话框，问你是否安装，如图10-1所示，我们单击是按钮即可。
图10-1
(2) 出现图10-2所示界面，在此我们接受它的协议，单击“是”即可。
图10-2
(3) 在图10-3中输入安装此组件的位置，输入完后单击“确定”按钮。
图10-3
(4) 开始复制文件，稍等一会儿，如图10-4所示。
图10-4
(5) 它会在完成时出现一对话框，问你是否查看它的组件文件，如果单击“是”按钮，便可查看Team Folders 文件。
(6) 此时Microsoft Outlook Team Folders组件已安装完成，请单击“确定”钮，如图10-5所示。
图10-5
10.1.2 使用安装Team Folder向导
(1) 这时我们在程序下拉菜单中单击“安装Team Folders向导”，如图10-6所示，开始安装。图10-7提示你是否安装此向导，我们在此单击“是”按钮即可。出现协议对话框，我们也单击“是”按钮，接受协议，开始复制文件。
图10-6
(2) 安装成功，单击“确定”按钮即可。
图10-7
(3) 开启Outlook，指向“新建”，再单击“Team Folder”。此时会提示你安装Office XP插件，你把Office XP光盘放入光驱即可。
图10-8
(4) 除了常用文件（word，excel，txt，html等文件之外），会出现一些提示对话框，是因为现在的病毒越来越多，为了预防，当遇到陌生程序，都会出现提示的。此时我们不用理会它，单击“是”按钮即可，如图10-9所示。
图10-9
(5) 此时会出现向导对话框，单击“下一步”，如图10-10所示。
图10-10
(6) 在图10-11中选择组文件夹的类型，单击“下一步”。
图10-11
(7) 在图10-12所示文本框中输入组文件夹名称，单击“下一步”。
图10-12
(8) 为了发布成功，我们应先建立一个共享目录(Team Folder)，你也可随便命名，然后在图10-13“Web页目标”中输入此文件夹名称的路径，成功以后把此共享文件复制到IIS（Inetpub/wwwroot）目录下，然后再将此共享文件删除。单击“选择文件夹”按钮，在出现的对话框中选择我们所需的公用文件夹名称，确认无误后单击“下一步”。
图10-13
(9) 请单击“下一步”，出现图10-14所示添加组成员对话框，我们用默认设置，再单击“下一步”。
图10-14
(10) 在图10-15中确认信息无误后，单击“完成”按钮即可。
图10-15
(11) 此时出现复制文件对话框，在中途可能会出现图10-16所示对话框。我们单击“是”按钮即可，直到完成。
图10-16
(12) 此时安装完成，单击“确定”按钮，如图10-17所示。
图10-17
(13) 图10-18所示为网站发布成功出现的画面。
图10-18
10.1.3 修改链接路径
(1) 在Outlook 中选中刚建的组文件夹，如图10-19所示。单击右键，在下拉对话框单击“属性”按钮。
图10-19
(2) 在图10-20所示地址框中修改我们的IP地址，再单击“确定”按钮即可。此时就可浏览到我们的网站了。
说明：不过此网站的每个目录（比如：管理、联系人、任务等）都要象这样改过来。
图10-20
(3) 这样就可以正常浏览了，如图10-21所示。
图10-21
10.2 应用与管理你的团队项目
10.2.1 在团队（组）项目中加入相关说明
我们可以以组（Team）建立相关信息，如：在“编辑文件夹信息”下单击“欢迎与新闻”，同样如要设定组（Team）项目参考网页或是链接、宗旨、目标、规章、通告电子邮件等，可分别单击“编辑文件夹信息”中的链接、宗旨、目标、规章、通告电子邮件等。我们便可在相关的窗口中进行编辑。
(1) 在图10-18单击“欢迎和新闻”后，在出现的画面中再选择我们所需要编辑的内容。如单击“编辑欢迎辞”进行编辑，如图10-22所示。
图10-22
(2) 在欢迎辞标题行中输入标题名称，在下面文本框中输入相关内容，如图10-23所示。检查无误后，单击“保存并关闭”按钮即可。
图10-23
(3) 我们可在图10-22中单击“转到Team Folders主页”按钮，即可浏览到我们的所编辑的内容，如图10-24所示。
图10-24
10.2.2 加入新的团队成员与通告工作
当我们建立好一个新的组专案之后，当然，除了专案负责人之外，必须有其他人一起参与。但是其他参与者又如何知道分配到此组专案中？又如何增加新的组成员？下面我们就介绍如何在Team Folders中设定。
1．加入新的组成员
(1) 在“编辑文件信息”窗口中，单击“下一步”→“管理组成员和文件夹的安全性”可加入新的成员或设定原有成员的权限，如图10-25所示。
图10-25
(2) 单击“添加组成员”按钮，在选择组成员中输入要加入的新成员或直接在文本框输入名称，再单击“添加”按钮。
图10-26
(3) 在图10-25中的“可用职位”的下拉列表中选择该成员的权限（如“审阅者”、“编辑”、“所有者”、“无访问权限”等）。
2．通告成员工作
(1) 选择“编辑文件夹信息”中的“通告电子邮件”，再单击“发送通告”。
(2) 此时会出现一封电子邮件，同时告诉所有参与此活动的成员，目前已经建立了一个新的组项目，可以在那个位置取得相关资料。而当组项目成员收到此电子邮件时便只需轻轻单击“加到Outlook功能区”，此时，Team Folders便会自动的将此活动的快捷方式加入到Outlook功能区中。
10.2.3 在团队项目中加入更多信息
一个组项目中少不了有许多参考文件，我们如何将其管好呢？
1．建立一个知识管理中心
(1) 我们可在组项目中选择“文档”，便进入“文档”的首页。
图10-27
(2) 单击“新文档”建立一份新的Word文件，或是按下“新电子表格”建立新的Excel文件；单击“新演示文稿”建立新的PowerPoint文件，如图10-27所示。
(3) 也可打开资源管理器，直接把我们已有的文件库拖到Team Folder文件库中。
图10-28
2．将文件予以分类管理
我们分别单击“文档按作者分组”及“文档按类别分组”，单击图10-28的 按钮即可设置文件的类别，会出现相关信息。
图10-29
10.2.4 利用查找功能查找文件
当我们的文件特别多时，查找文件就会浪费一些时间，因此这里提供的查找功能，有利于我们查找文件。如图10-30所示，在查找列表框中输入“邀请卡”，然后单击“开始查找”。
图10-30
10.2.5 建立与管理讨论
一个组项目中少不了沟通与协调，除了电话与电子邮件外，Team Folders提供了讨论功能。让我们可方便的把自己的意见或是相关注意事项在这个园地中发表，并从其他参与者那里获得一些相关的知识与注意事项。
(1) 单击图10-21中“讨论”，出现讨论窗口，要建立一个新的讨论事项。单击“新张贴”，弹出讨论对话框，如图10-31所示，在“主题”文本框中输入主题名称，“类别”中选择一种类别，在下面的文本框中输入相关内容。确认无误后，单击 按钮即可。
图10-31
(2) 我们要想看相关结果，请分别单击“邮件按话题分组”、“邮件按发件人分组”、“所有邮件”、“未读邮件”、“未读邮件按话题分组”等即可，如图10-32所示，同样在此也可用查找功能。
图10-32
10.2.6 建立一份工作组任务
为了使组成员在沟通或是彼此相互支持上更加轻松，Team Folders 提供了组任务的功能，让组成员可以轻松了解组项目中有哪些任务需要进行、由何人来进行那项任务、轻松更新并掌握任务进度状况，甚至可将已经完成的组项目任务转给其他需要进行类似项目的负责人。
(1) 建立一个新的组任务。在图10-18选中“任务”，然后单击右侧窗口的“新组任务”，出现图10-33单击“组任务”标签，在“主题”文本框输入主题名称，输入“联系人”、“类别”等相关内容。
图10-33
(2) 单击“细节”标签，可输入完成日期、工作总量、实际工作等信息，如图10-34所示。
图10-34
(3) 确认输入无误后，单击“保存及关闭”按钮。这时，系统便会将输入好的相关资料以电子邮件方式传送给任务执行者，如图10-35所示。
图10-35
(4) 而当收到电子邮件之后，任务参与者就会知道被分配了哪些工作、到何处可以看到这项组项目的所有工作情况啦! 当然，当工作开始进行时，任务执行也可随时再回到团队工作园地中为你所进行的工作更新进度，这样项目负责人就可以轻松的掌握整体项目工作进度的情形了。
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